SWOT-analüüs peaks algama soovitud lõpptulemuse või eesmärgi defineerimisega. Kui on määratletud selge eesmärk, siis saab selle eesmärgini jõudmiseks kasutada SWOT-analüüsi abi. Sellisel juhul on SWOT-analüüsis:

• tugevateks külgedeks organisatsiooni atribuudid, mis aitavad kaasa eesmärgi saavutamisele

• nõrkadeks külgedeks organisatsiooni atribuudid, mis takistavad eesmärgi saavutamist

• võimalusteks välised tingimused, mis aitavad kaasa eesmärgi saavutamisele

• ohtudeks välised tingimused, mis takistavad eesmärgi saavutamist

Esiteks peavad otsustajad SWOTi põhjal määratlema, kas eesmärk on saavutatav. Kui eesmärk ei ole saavutatav, tuleb defineerida uus eesmärk ja alustada protsessi otsast peale.

Teiseks kui eesmärk tundub saavutatav, kasutatakse SWOTi . Koostamisel esitatakse küsimusi ja leitakse neile vastuseid. Vastused tuleb leida järgmistele küsimustele:

1. Kuidas me saame iga tugevuse ära kasutada?
2. Kuidas me saame iga nõrga külje kõrvaldada?
3. Kuidas me saame iga võimaluse ära kasutada?
4. Kuidas me saame olla iga ohu eest kaitstud?

SWOTi koostamisel kaasatakse meeskonda erinevatest äriüksustest kompetentseid töötajaid. Näiteks võib meeskond koosneda tegevjuhist, raamatupidajast, müügiesindajast, insenerist ja juristist.

Sisetegurid (sisemised faktorid ) on ettevõttesisesed tugevused ja nõrkused.

Välistegurid (välimised faktorid ) on väliskeskkonna võimalused ja ohud.

Sisetegureid võib vaadelda kas tugevate või nõrkade külgedena sõltuvalt nende mõjust organisatsiooni eesmärkidele. Tegur võib ühe eesmärgi jaoks olla tugevus, kuid teise eesmärgi saavutamiseks hoopis nõrk külg. Sisetegurid on ettevõtte poolt muudetavad ja kujundatavad . Välistegurid on majanduskeskkonnast tekkinud võimalused või ohud, millele ettevõttel tuleb oma tegevusega reageerida.