Avaldus on tarbetekst, mida peame elus vahel kirjutama. Avaldusel on kindel vorm, see on vajalik. Ühelt poolt kergendab see lugemist, sest info on reeglite järgi liigendatud ja ühtlane. Teiselt poolt annab avalduse väljanägemine ka infot avaldaja kohta. Saaja püüab olla küll erapooletu, kuid siiski avalduse väljanägemine mõjutab siiski mingil määral suhtumist avaldajasse. 

Avaldus kirjutatakse valgele A4 paberile, kõige sagedamini arvutikirjas. Teksti paigutus olgu otstarbekas ja korrektne.

Avalduse vasakule servale märgitakse saaja, tavaliselt mõni ametiisik, kuid saajat ei ole vaja märkida nimeliselt. Ametikoha nimi kirjutatakse väikese tähega.

Avaldus (tarbeteksti pealkiri) kirjutada saajast veidi allpool. 

Edasi tekst ilma taandreata. Avalduse teksti alla vasakus servas on avaldaja allkiri.

Kui avaldusega koos esitatakse mõned muud dokumendid, siis on korrektne neile ka avalduse lehel viidata.