Kaupade vastuvõtt kaupluses toimub ettevõtte sisese töökorralduse alusel ja koosneb paludest erinevatest tegevustest.

Kaupade käitlemisel kaupluses eristatakse kolme põhilist skeemi. Millise skeemi alusel kaupade käitlemine toimub sõltub kaubagruppidest ja kaupluse müügitöö korraldusest.

Kaupade saabumisel kauplusesse on enne mahalaadimist vajalik veenduda, et on piisavalt ruumi kauba vastuvõtuks ja tööks vajalikud töövahendid ja seadmed on töökorras. Esmalt tuleb kontrollida kaubadokumentidelt, et kaup on saabunud õigele ettevõttele. Seejärel on kauplusesse saabuvat kaubasaadetist vajalik kontrollida visuaalselt, et teha kindlaks kas:

• kaubaveo auto on puhas ja korras;
• kaupu on transprditud nõuetele vastava autoga ja toidukaupu nõuetekohasel temperatuuril;
• pakendid on rikkumistunnusteta, terved, puhtad ja kuivad;
• kaubal ei ole kahjurite või muu saastumise jälgi ning kaup on heas korras;
• toidukaupade vastuvõtmisel tuleb kontrollida, et säilimisaeg on sobiv ega ole ületatud ja vastavalt kaupluse enesekontrolliplaanile tuleb vajalikud näidud fikseerida. Nõuetele mittevastavaid toidusaadetisi vastu võtta ei tohi.

2. Pakendite avamine ja koguseline vastuvõtt

Kui kaubad jõuavad kauplusesse kaubaalustel kinnistes kastides, siis tuleb:

- kaubaalused lahti võtta;

- üle lugeda kinniste kastide arv ja võrrelda saatedokumendil olevate kastide arvuga;

- kontrollida kastide sisu EAN koodide alusel ja võrrelda neid saatedokumentidel olevate EAN koodidega;

Kauba koguselisel vastuvõtul tuleb:

- Kaubapakendid avada, sest toote EAN kood ja hulgipakendi EAN kood võivad olla erinevad;

- Kontrollida kaupade koguseid, sest ka originaalpakendites võib kaupu puudus olla;

- Kirjutada arvele puuduv EAN kood, kuid eelnevalt on vaja veenduda, et tegemist on õige tootega. EAN koodi tohib saatedokumentidel parandada ainult siis kui on kontrollitud, et tegemist on õige tootega ja paranduse kohta tuleb allkiri panna

- Kaalukaupade puhul kontrollida kaubakoguste vastavust saatelehel näidatud kaalule;

- Tagatisraha märgiga kaupadel peab olema saatedokumendile eraldi märgitud kaup ja joogipakend;

- Kauba saabumisel alustena või väljastatuna hulgipakendites, mille müümine toimub aga üksikesemena, tuleb märkida saatedokumendile saabunud kauba tegelik kogus;

- Kontrollida taara nimetused ja kogused ning võrrelda saatedokumentidel olevatega.

3. Kaupade kvaliteediline vastuvõtt

Kaupade kvaliteediline vastuvõtt on erinevatel kaubagruppidel erinev. Nii erinevad oluliselt kvaliteedilise vastuvõtu alased tegevused toidu- ja tööstuskaupade vastuvõtul. Kuid ühine on see, et saabuvad kaubad peavad vastama antud kaubagrupile omastele kvaliteedinõuetele. Kaupade kvaliteeti on võimalik kontrollida visuaalselt, organoleptiliselt kui ka teatud parameetrite alusel.

Kauba kvaliteedilisel vastuvõtul tuleb:

- kontrollida kaupade kvaliteeti ja realiseerimisaegu ning allesjäänud kehtivusaja vastavust lepingutingimustele;

- kontrollida kaupade nõuetekohast märgistust;

- kontrollida, et kaubad ja pakendid on terved ning riknemistunnusteta;

- kaup ei ole purunenud või muutunud müügikõlbmatuks;

- kiirestiriknevad kaubad tuleb kontrollida ja paigutada võimalikult kiiresti sobivasse lattu, et ei toimuks külmaahela rikkumist;

Lahknevuste korral kaupade koguselisel ja kvaliteedilisel vastuvõtul tuleb tegutseda vastavalt kaupluses kehtestatud korrale. Harilikult on lepingutes fikseeritud koguselise vastuvõtu tähtajad lühemad kui kvaliteedilise vastuvõtu tähtajad. Paljude tööstuskaupade kvaliteedilised puudused avastatakse tihti alles müügiprotsessi käigus originaalpakendite avamisel (elektrilised kodumasinad). Pretensioonide esitamisel hankijale, tootjale tuleb lähtuda lepingutes fikseeritud tähtaegadest, need võivad olla mõnest tunnist kiiresti riknevate kaupade puhul kuni 2-3 päevani tavakaupade puhul.

Pretensioonid tuleb hankijale, tootjale esitada kohe peale nende avastamist. Hankijate informeerimiseks ja pretensioonide esitamiseks on palju erinevaid võimalusi e-kiri, faks, telefon jne.

Kui kaubad on koguseliselt vastu võetud tuleb nad sisestada kaupluse müügiprogrammi. Ka siin tuleb kasuks EDI süsteemi kasutamine. Kui kauplus kasutab EDI süsteemi, siis puudub vajadus kaupade korduvaks sisestamiseks.